Empower Talent and careers recrute pour le compte d’une Institution, un Assistant de Direction (H/F).

Sous la responsabilité du Directeur Général, vous aurez les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES

• Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports, support de présentation, ordre du jour, compte-rendu de réunion ...) ;
• Assurer la gestion de l’agenda en fonction des directives et des priorités et les prises de rendez-vous ;
• Gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique ;
• Gérer le portefeuille relationnel du DG (suivi des évènements importants, commande et envoi de message, de goodies…) ;
• Planifier et organiser les déplacements du DG (billet d’avion, réservation d’hôtel, réunion professionnelle…) ;
• Organiser les réunions et les évènements (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, colloques, conférences, salons, ...) ;
• Traiter le courrier « Départ/Arrivée », assurer la diffusion et en faire le suivi auprès des destinataires désignés.
• Rédiger les notes de synthèse au DG ;
• Réaliser le suivi administratif des dossiers stratégiques (courriers, notes, rapports mise à jour de fichier, ...) ;
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;

PROFIL DU POSTE

Compétences

Connaissances Primordiales

• Connaître les méthodes de classement et d’archivage ;
• Avoir une bonne compétence rédactionnelle ;
• Mettre en œuvre les méthodes de classement et d’archivage;
• Savoir prendre des notes;
• Avoir un grand sens de l’accueil (téléphonique et physique) ;
• Savoir utiliser les outils bureautiques et les logiciels liés à son activité ;

Qualités requises   

• Avoir la capacité de s’exprimer aisément;
• Savoir gérer son stress ;
• Avoir le sens de la confidentialité ;
• Faire preuve de rigueur et de précision ;
• Avoir une bonne capacité d’analyse ;
• Etre dynamique et disponible ;
• Avoir une bonne présentation physique

Diplômes et formations requis

• Etre Titulaire d’un DUT ou un Bac + 2/3 en Assistanat de Direction ou équivalent/Licence de gestion.
• Justifier d’une expérience de 3 ans minimum à un poste similaire