Emploi

EMPOWER Talents and Careers recrute un Administrateur locale et événements (H/F) pour le compte d’une multinationale.

Saisissez l'opportunité fantastique de travailler dans un nouveau bureau avec une petite équipe à Abidjan et au sein d’une équipe mondiale. Le poste est dynamique et implique l’administration des bureaux locaux, l’organisation et la gestion d’événements à travers l’Afrique et l’appui de la chef de l’Afrique de l’Ouest dans la direction de son équipe multidisciplinaire.

Ce poste fait partie intégrante de l’équipe chargée de la stratégie et des opérations pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique. Ce poste fait aussi partie intégrante de l’équipe multidisciplinaire des marchés clients d’Afrique de l’Ouest. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des collègues en Suisse, en Côte d'Ivoire, en Afrique du Sud, en Slovaquie et ailleurs. 

MISSIONS

Avec 60% de gestion de bureau local - vous serez responsable de l'administration locale.

Vous aurez pour mission de :

• Etre le point de contact principal avec les fournisseurs de bureaux,
• Suivre les procédures de demande de visa pour les collègues de Swiss Re en Afrique de l'Ouest en provenance d'autres régions,
• Administrer toute copie papier des contrats clients,
• Créer le model des lettres non standard dans la langue locale (anniversaires, condoléances, par exemple),
• Faire la préparation des cartes de fin d’année / de Noël aux clients,
• Assurer l’achat / facturation MySpend, la création de demandes de numéros de bon de commande pour les factures imprimées et envoi de ces factures au bureau de numérisation et au service des comptes fournisseurs.
• Faire les demandes de gestion de bureau locales ad hoc (par exemple, coordination avec des fournisseurs de services locaux)
• Faire les déclarations fiscales régulières
• Superviser l’audit financier et support d'audit fiscal (facture / frais de déplacement)
• Organiser l’embarquement/départ des employés, y compris interaction avec les fournisseurs d’avantages sociaux locaux
• Elaborer le rapport concernant la gestion du temps des employés en tant qu'entrée dans la paie
• Remplir et soumettre la feuille de saisie de la paie détaillant les coûts pour la saisie dans la paie
• Porter assistance au traitement des paiements locaux
• Négocier avec divers vendeurs locaux selon les besoins (loyer, téléphone portable, assurance)
• Assurer l’organisation de la logistique locale pour les membres du personnel de Swiss Re en visite (transferts en voiture, dîners, etc.)
• Assurer 20% de la gestion des événements vos responsabilités comprendront :

           -       Lieu d’organisation (y compris infrastructure / ressources)Création d'événement dans l'outil Cvent (détails de l'événement, budget, ressources, invités)

           -       L’envoi d'invitations et de rappels et de mails de remerciement

           -       Suivie des rapports en cours de réponse (acceptés / refusés)

           -       L’organisation des voyages (visas)

           -       L’organisation et suivre l’expédition des documents / publications / cadeaux des clients

           -       Assistance sur site si nécessaire

           -       La collecte de commentaires / enquêtes

           -       L’organisation de réunions de clients C-Suite locales en coordination avec des assistants d'autres sites

           -       20% de soutien du chef des ventes

           -       Travailler avec le chef de l’Afrique de l’Ouest pour coordonner l’équipe de clients inter fonctionnelle pour l’Afrique de l’Ouest, ce qui comprend l’organisation de réunions d’équipe, la rédaction de procès-verbaux, le suivi des                          mesures à prendre, la gestion de projet et la mise à jour des stratégies

           -       Travailler en étroite collaboration avec les collègues de Stratégie & Operations à Zurich, au Cap et à Bratislava pour offrir le meilleur service client possible, ainsi que la définition et la mise en œuvre de stratégies de marché

PROFIL DU POSTE          

Compétences                          

            Connaissances Primordiales

•  Maîtrise de l'anglais et du français
•  Bonnes compétences d'organisation et de gestion du temps
•  Solides compétences en matière de réunion, de discussion et d'animation
•  Forte collaboration et compétences interpersonnelles
•  Utilisateur privilégié des outils MS Office (PPT, XLS, DOC)

            Qualités requises                    

•  Un résolveur de problèmes proactif qui aime réfléchir et anticiper les prochaines étapes
•  Une personne autonome qui a la capacité de collaborer avec des collègues d’autres bureaux
•  Ouvert d'esprit à différentes cultures
•  Engagé dans l'apprentissage continu
•  Forte orientation vers le service, cherchant toujours à améliorer les moyens de servir nos clients internes / externes tout en apportant une valeur ajoutée à Swiss Re
•  Préparé et disposé à contester et à favoriser une forte culture de rétroaction

Formation et expérience

•  BAC + 4/5 en administration des affaires, communication & marketing ou équivalent est un avantage.
•  Expérience dans une fonction de support dans les domaines Organisation, ou en tant manager administratif(ve)
•  Expérience mimum de 4 à 5 ans en gestion d’événements