Emploi

ASSISTANT(E) / SECRÉTAIRE EXÉCUTIF (H/F)

Projet Abidjan Transport

 Référence de l’annonce : E020/MCA-CI ï¬ Date de clôture :18 Août 2019  Pays : Côte d’Ivoire

CADRE ORGANISATIONNEL

Le MCA CI représente le Millennium Challenge Corporation (MCC) et la République de Côte d'Ivoire dans le cadre de la mise en œuvre de projets d'infrastructure majeurs: le Projet Employabilité et Productivité (155 millions de dollars américains) et le Projet pour le Transport à Abidjan (292 millions de dollars américains).

MISSIONS PRINCIPALES

Sous la supervision du Directeur Exécutif du MCA-CI, l’Assistant(e)/Secrétaire Exécutif, aura pour missions principales de :

• Fournir une aide administrative quotidienne de haute qualité aux cadres supérieurs ;
• Assurer le suivi et l’organisation quotidienne du calendrier, des flux de travail, des communications, de l’assistance dans divers services administratifs, y compris l’organisation de la logistique des événements, des préparatifs de voyage du Directeur Exécutif du MCA-CI ;
• S’occuper des demandes d’information et des tâches de bureau relatives à la préparation des correspondances, la réception des visiteurs, l’organisation de conférences téléphoniques et la planification des réunions pour les cadres supérieurs ;
• Gérer les communications téléphoniques du Directeur Exécutif du MCA-CI conformément aux protocoles de gestion des connaissances et de confidentialité.

RESPONSABILITÉS

Organisation administrative

• Coordonner et organiser les rendez-vous et documents d’information à l’intention du Directeur Exécutif du MCA-CI en prévoyant les changements possibles de priorité et d’ordre du jour pour assurer un flux de travail optimisé des parties concernées ;
• Exécuter les tâches administratives ;
• Assurer la préparation et la gestion efficiente des correspondances du Directeur Exécutif du MCA-CI ;
• Veiller à la bonne réception des visiteurs ;
• Veiller à l’organisation de conférences téléphoniques et la planification de réunions pour les cadres supérieurs ;
• Examiner les demandes, propositions, plans et autres documents devant faire l’objet de l’approbation par le Directeur Exécutif du MCA-CI afin de s’assurer de leurs conformités aux modèles et normes établis.

Gestion de la logistique

• S’assurer de la disponibilité de la logistique nécessaire pour l’organisation d’événements et la préparation des missions du Directeur Exécutif du MCA-CI ;
• Organiser la logistique et les équipements nécessaires à la bonne tenue des ateliers, réunions et autres événements ;
• Gérer les demandes de visas, démarches, frais et autres exigences liées aux voyages, conformément à la politique de voyage du MCA-CI ;
• Gérer toutes les demandes d’approvisionnement du Directeur Exécutif du MCA-CI et conserver les dossiers appropriés ;
• Veiller à la disponibilité et à la gestion des fournitures de bureau ;
• Coordonner l’installation et la maintenance des équipements de bureau.

Gestion des communications

• Surveiller les communications adressées au Directeur Exécutif du MCA-CI pour s’assurer que les questions urgentes sont identifiées et traitées dans un délai convenable ;
• Coordonner d’une part, les communications et approbations majeures du Directeur Exécutif, et d’autre part celles existant avec les assistant(e)s administratifs des autres Directeurs Exécutifs et de la Direction Générale ;
• Initier la communication entre le MCA-CI et les fournisseurs de services extérieurs, afin de s’assurer de la disponibilité de toute la logistique prévue pour les ateliers, les réunions et les événements tout en réservant une marge de manœuvre suffisante en cas de changement (horaire, lieu, etc.).

PROFIL DU CANDIDAT

Éducation, Expérience, Compétences

Le candidat doit avoir :

• Être titulaire au minimum d’un BAC+3/4 en Assistanat de Direction, Commerce et Administration des Entreprises, Ressources Humaines, Communication ou tout autre discipline pertinente pour le poste.
• Une expérience d’au moins cinq (5) années en des activités administratives dont trois (03) années réussies dans la gestion de services administratifs au sein d’un Organisme similaire ou de haute Direction ;
• Compétences organisationnelles avérées (Gestion du temps, Compétences de collaboration, Efficacité personnelle) ;
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles ;
• Excellentes compétences en communication, (par téléphone, courriel et en personne) ;
• Capacités d’analyse et de synthèse ;
• Dynamisme et de bonne capacité d’adaptation, renforcés d’une flexibilité avérée ;
• Parfaite maîtrise des méthodes, des procédures et des systèmes de gestion de de bureau.

Aptitudes principales requises :

• Capacité à travailler sous pression ;
• Sens de l’anticipation ;
• Grande maîtrise de soi ;
• Proactivité ;
• Confidentialité stricte ;
• Crédibilité ;
• Flexibilité.

Connaissances linguistiques et informatiques

• Maîtrise du Français et de l’Anglais aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
• Excellente autonomie informatique (bureautique, logiciels et Internet).

DOSSIERS DE CANDIDATURE

• Un Curriculum Vitae (CV) détaillé ;
• Une lettre de motivation avec une prétention salariale datée et signée ;
• Les copies des diplômes obtenus ;
• Trois (03) références professionnelles et trois (03) références académiques ;
• Un casier judiciaire actualisé datant de moins de trois (03)

Avis aux candidats

• En conformité avec sa politique du Genre, MCC encourage vivement les candidatures féminines ;
• Aucun frais ne sera versé au MCA-CI ou à EMPOWER Talents and Careers ou à aucun de leurs agents à aucun stade du processus de recrutement (frais de candidature, d’entretien, de traitement de dossier, de formation ou autre) ;
• Empower Talents and Careers garantit qu’aucune personne physique respectant les exigences des offres diffusées sur son site et paraissant dans d’autres canaux ne peut être injustement écartée d’une des étapes de la procédure de recrutement ;
• Seul(e)s les candidat(e)s, correspondant aux profils définis et présentant des documents valables et valides seront convoqué(e)s en entretien.

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité d’emploi :

1. Connectez-vous ou créez votre compte sur notre plateforme : ams.empowertaca.com/signin-signup
2. Postulez au lien suivant : http://ams.empowertaca.com/job/secretexecatp

Pour plus d’informations ou en cas de difficulté liée à la soumission de votre candidature, prière d’adresser un email à support.mca.ci@empowertaca.com ou nous contacter au (+225) 59 09 17 10.