Emploi

Empower Talent and careers recrute pour le compte d’une Institution, un Attaché de Direction (H/F).

Sous la responsabilité du Directeur Général, vous aurez pour rôle d’assister le Directeur Général dans l’organisation des activités administratives, la coordination de son agenda et la gestion de son portefeuille relationnelle.

MISSIONS PRINCIPALES

• Assister le DG dans la gestion administrative de ses activités

• Assurer la gestion de l’agenda en fonction des directives et des priorités et les prises de rendez-vous ;
• Gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique ;
• Gérer le portefeuille relationnel du DG (suivi des évènements importants, commande et envoi de message, de goodies, de fleurs……)
• Planifier et organiser les déplacements du DG (billet d’avion, réservation d’hôtel, réunion professionnelle…) ;
• Organiser les réunions et les évènements (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, colloques, conférences, salons, ...) ;
• Traiter le courrier « Départ/Arrivée », assurer la diffusion et en faire le suivi auprès des destinataires désignés.

• Préparer les réunions de travail

• Piloter les réunions du Staff ;
• Planifier et organiser les Comités de Direction ;
• Rédiger les notes de synthèse au DG
• Réaliser le suivi administratif des dossiers stratégiques (courriers, notes, rapports mise à jour de fichier, ...) ;
• Tenir à jour les tableaux de bord ;

• Organiser les informations internes et externes

• Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports, support de présentation, ordre du jour, compte-rendu de réunion ...) ;
• Diffuser et faire circuler les informations auprès des cibles identifiées ;
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
• Etablir les commandes de matériels, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
• Elaborer le reporting lié à son activité.

PROFIL DU POSTE

Compétences

Connaissances Primordiales

• Connaître les techniques de secrétariat ;
• Connaître les méthodes de classement et d’archivage ;
• Connaître les normes rédactionnelles ;
• Connaître les techniques de prise de notes ;
• Connaître l'environnement de l’institution ;
• Connaitre les outils bureautiques et les logiciels liés à son activité ;
• Mettre en œuvre les techniques de secrétariat ;
• Mettre en œuvre les méthodes de classement et d’archivage ;
• Rédiger et maîtriser l’orthographe ;
• Prendre des notes ;
• Sens de l’accueil (téléphonique et physique) ;
• Excellente gestion du temps et bonne capacité d’organisation ;
• Avoir une bonne capacité d’analyse ;
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels liés à son activité ;
• Être bilingue ;

Qualités requises   

• Adhérer aux valeurs de l’Institution et faire preuve de loyauté ;
• Avoir une aisance relationnelle et une facilité d’expression ;
• Avoir la maîtrise de soi et savoir gérer son stress ;
• Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité ;
• Être orienté client et avoir le sens du service ;
• Faire preuve de rigueur et de précision ;
• Être réactive et force de propositions ;
• S’adapter aux contextes, situations et publics ;
• Sens de l’autonomie et du travail en équipe ;
• Dynamisme et disponible ;
• Être diplomate ;
• Avoir une bonne présentation physique.

Diplômes et formations requis

• Être Titulaire d’un Bac + 3/4 : DSS ou DUT en Assistanat de Direction ou équivalent/Licence de gestion ;
• Justifier d’une expérience de cinq (05) ans minimums à un poste d’Assistant de Direction d’un Dirigeant.